Tips voor digitaal vergaderen

“Horen jullie mij?!”
We wisten dat het kon, maar plotseling is online vergaderen een dagelijkse werkelijkheid.
Voor sommigen is de videoconferentie – de ‘vico’ – even wennen.

Een wezenlijk verschil met de fysieke vergadering is er niet. We bepalen een tijdstip, stellen een agenda met stukken beschikbaar, organiseren de verslaglegging en bereiden ons voor op het overleg. Wat de digitale vergadering anders maakt, is de techniek.

Drie tips voor een goed verloop van de digitale vergadering.

1. Maak een goede start
Als organisator kies je een platform dat voor alle deelnemers gemakkelijk en zonder kosten toegankelijk is en dat voldoet aan eisen van privacybescherming. De inlogcodes maak je geruime tijd voor de vergadering bekend aan de deelnemers.

Om te kunnen deelnemen zijn een stabiele internetverbinding nodig en een camera en microfoon.
Je stelt je computer, laptop of tablet zo op, dat je goed zichtbaar bent: goed in het licht, midden in het scherm, de camera op ooghoogte.
Zorg dat je op tijd startklaar bent. Heb je de inlogcodes? Kun je inloggen via internet of heb je een app nodig? Ondersteunt jouw browser het platform? Lukt het inloggen? Zijn camera en microfoon ingeschakeld? Werkt alles?

2. Vermijd afleiding
Tijdens de online vergadering moet je het doen met wat er binnenkomt aan beeld en geluid. Anders dan in een fysieke vergadering komen alle prikkels even hard binnen en is het lastig om storende prikkels uit te sluiten of te compenseren.
Daarom willen we verstoring zo veel mogelijk voorkomen. Gekletter van het uitruimen van een vaatwasser of zicht op een potje tafeltennis achter je draagt niet bij aan een effectief overleg.

Probeer een stille plek te vinden om te vergaderen en kies voor een rustige achtergrond. Draag kleding in effen, heldere kleuren.

Ben je niet aan het woord, zet je je microfoon dan uit.
Alleen de voorzitter houdt de microfoon open, om snel te kunnen reageren.

3. Draag bij aan de vergaderdiscipline
Iedere vergadering is gebaat bij het naleven van de vergaderetiquette, maar een digitale vergadering vliegt nog eerder uit de bocht als dat niet gebeurt.

Non-verbale communicatie valt grotendeels weg. Formuleer helder en spreek duidelijk.
Val anderen niet in de rede. Niet alleen is door elkaar praten onverstaanbaar, het kan ook de internetverbinding verstoren. Bij voorkeur geeft de voorzitter ‘beurten’ en sluit hij ieder onderwerp af met de mogelijkheid nog iets toe te voegen. Noem je naam, als je hiervan gebruikmaakt.

Benut de functies van het platform:
· Chat als je een vraag hebt of een kleine toevoeging.
· Gebruik de knop ‘raise your hand’ als je het woord wilt en wacht op het teken van de voorzitter.
· Verduidelijk je bijdrage met beeldmateriaal: een foto, een filmpje, een grafiek, een tabel, een deel van een tekstdocument. Zorg dat dit klaarstaat, zodat je dit tijdens de vergadering snel kunt delen.

De vico biedt weinig ruimte voor grapjes of social talk. Een ontspanningsmoment van tijd tot tijd helpt de concentratie vast te houden en kan worden benut voor informeel contact.