Verslag

 

Meestal valt de 'laagste in rang' of de 'jongste in ervaring en dienstjaren' de eer te beurt om het verslag van een vergadering te maken. In het beste geval doen de deelnemers dat bij toerbeurt, al gaat dat ten koste van een eenduidige stijl. Een vraag is of elke deelnemer voldoende afstand kan nemen om een onafhankelijk verslag te maken waarin uiteenlopende standpunten juist zijn weergegeven. Zeker is dat het niet meevalt om deel te nemen aan een overleg én te notuleren. 

Verslaglegging als noodzaak

Een summier verslag of een besluiten- of actiepuntenlijst is soms toereikend, maar vaak is er behoefte aan een getrouwe weergave van het verloop van de bijeenkomst. Dit is het geval wanneer men suggesties, ideeën en opmerkingen wil verzamelen voor verdere verwerking. Of wanneer het gesprek juridische consequenties heeft. En zeker wanneer niet alleen het resultaat, maar ook de wijze van besluitvorming telt. Immers, als bekend is hoe en waarom in het verleden een besluit is genomen, is consistent beleid mogelijk of juist een koerswijziging te rechtvaardigen.

Verslaglegging als vak

De notulist is getraind in zorgvuldig luisteren: niet alleen horen wat letterlijk wordt gezegd, maar ook de intentie verstaan. Hij geeft de essenties van het besprokene weer in precies genoeg woorden; niet meer en niet minder. Dat resulteert in een kernachtig geformuleerd en vlot leesbaar verslag, dat voor één uitleg vatbaar is. Begrip van het doel van de bijeenkomst, gevoel voor de sfeer waarin deze plaatsvindt, discretie en - uiteraard - een perfecte beheersing van het Nederlands vormen de belangrijkste bagage.

Waarom een notulist inhuren?

  • Een onafhankelijk notulist waarborgt een objectief en zakelijk verslag.
  • Alle gespreksdeelnemers kunnen zich volledig concentreren op het gesprek.
  • Het uitbesteden van de verslaglegging levert een aanzienlijke tijdbesparing op. Na afloop van de bijeenkomst kunnen de deelnemers zich volledig toeleggen op hun primaire taken.
  • Een professioneel notulist garandeert het gewenste detailniveau van het verslag.

 

 

 

 

adviesraden
adviescommissies
bestuursvergaderingen
brainstorm
burgerparticipatie
cao-onderhandelingen
congressen
gemeenteraden
hoorzittingen
klachtencommissies
ledenvergaderingen
ondernemingsraden
raadscommissies
Raden van Commissarissen
Raden van Toezicht
strategieoverleg
VVE
welstandscommissies
workshops